Przeprowadzka biura i firmy wiąże się ze stresem i wydatkami, które nawet przewyższają koszt i stres związany z przeprowadzką prywatnego mieszkania. Z reguły dotyczą one czasowego zaprzestania działalności firmy, dlatego zależy nam na ich jak najszybszym wykonaniu. Kluczem do sprawnej, szybkiej i bezstresowej przeprowadzki firmy jest dobra organizacja i planowanie, a także wybór odpowiedniej firmy przeprowadzkowej.
Przeprowadzka biura – jak zaplanować?
Przed przeprowadzką warto przypisać numery wszystkim przedmiotom, najlepiej powiązanym z konkretnymi pracownikami. Konieczne było wyznaczenie osoby do całościowej organizacji przeprowadzki we Wrocławiu, ale warto było zaangażować wszystkich naszych pracowników. Ponumerujemy również i opiszemy wszystkie kartony i inne opakowania, w które pakujemy sprzęt firmowy. Pozwól nam przeprowadzić kompleksową i dokładną inwentaryzację całego wyposażenia Twojego biura. Jeśli transportujemy również meble biurowe, musimy je całkowicie opróżnić i odpowiednio zabezpieczyć – szczególnie ważne jest, aby szuflady i drzwiczki nie otwierały się. Kable, klawiatury, telefony i inne tego typu drobiazgi pakujemy w worki, a nie w kartony.
Najcenniejsze przedmioty, takie jak laptopy, możemy wysłać lub ubezpieczyć we własnym zakresie. Jeśli mamy do czynienia z relokacją dużej firmy, powinniśmy wyznaczyć dwie osoby odpowiedzialne za jej organizację: jedną w miejscu relokacji i jedną w miejscu docelowym. Pamiętajmy również, aby rzeczy cięższe i mniej wartościowe przenosić w pierwszej kolejności, a dokumenty i drogi sprzęt biurowy na końcu. Warto również wykonać jak najwięcej kserokopii dokumentów firmowych – uchroni nas to przed ryzykiem utraty lub uszkodzenia podczas procesu relokacji.
Wybierz firmę przeprowadzkową
Przeprowadzki biur są droższe niż przeprowadzki prywatne: nie warto jednak na nich oszczędzać, gdyż tylko duże i sprawdzone firmy przeprowadzkowe mogą je zorganizować w pełni profesjonalnie. Dlatego lepiej wybrać firmę przeprowadzkową z dużymi ciężarówkami, wieloma pracownikami i wieloletnią obecnością na rynku. Jednak musimy też jasno określić warunki cenowe relokacji firmy. Dotyczy to np. sposobu rozliczeń (z opcją stawek godzinowych lub ryczałtowych), możliwości uzyskania darmowych materiałów przeprowadzkowych, liczby pracowników i samochodów, rodzaju i wielkości samochodów, ubezpieczenia i kosztów dodatkowych.
Firma przeprowadzkowa musi też znać z wyprzedzeniem miejsce i ilość rzeczy do przewiezienia – w przeciwnym razie nie będzie możliwe jednoznaczne określenie kosztu usługi i przewidywanego czasu jej wykonania. Warto nawiązać kontakt z firmami przeprowadzkowymi jak najwcześniej – najlepiej na kilka miesięcy przed planowaną przeprowadzką.
Materiały opakowaniowe i przeprowadzkowe
Ważnym czynnikiem przy przeprowadzce biura jest również zakup materiałów – zwykłe kartony do przeprowadzki i taśma klejąca, której używamy do przeprowadzek mieszkań, nie wystarczą. Niektóre firmy przeprowadzkowe dostarczają takie materiały bezpłatnie, a usługa ta często nazywana jest „kompleksową relokacją biura”.
Cenne dokumenty i sprzęt biurowy najlepiej przewozić w hermetycznych plastikowych pojemnikach. Na rynku dostępne są również opakowania ochronne przeznaczone specjalnie do dokumentów poufnych. Wiele firm zajmujących się przeprowadzkami biur oferuje usługi wynajmu. Takie pojemniki zapewniają bezpieczeństwo kosztowności i łatwe przenoszenie (łatwiejsze do przenoszenia niż pudełka kartonowe i mają znormalizowaną wielkość). Delikatne przedmioty lepiej przewozić w pudłach niż w kartonach. Cały proces pakowania możemy zlecić firmie przeprowadzkowej: wydajniej i szybciej niż samodzielne pakowanie.
Czynniki wpływające na zmianę lokalizacji firmy
Zmiana lokalizacji firmy wiąże się z wieloma aspektami, które należy rozważyć z ekonomicznego punktu widzenia. Międzynarodowa relokacja biura wiąże się nie tylko z rozszerzeniem działalności Twojej firmy, ale także z kwestiami podatkowymi i ubezpieczeniowymi. Z drugiej strony relokacja krajowych budynków biurowych jest związana głównie z regionalnymi różnicami w cenach budynków biurowych i poziomie płac.
Dziś wiele zagranicznych firm decyduje się na przeniesienie swoich biur do Polski właśnie dlatego, że koszty pracy i ubezpieczeń społecznych w Polsce są niższe niż w Europie Zachodniej. Jednak zazwyczaj nie dotyczy to siedziby firmy, a jedynie wybranej przez nią struktury. Stąd w Polsce powstało wiele tzw. back office, obiektów administracyjnych, które pełnią funkcje pomocnicze. Należy pamiętać, że koszt przeniesienia biura do innego kraju czy miasta to nie tylko koszt transportu sprzętu. Relokacje biur to także znalezienie nowych pracowników, tłumaczy i mieszkań, a często budowanie od podstaw całej sieci kontaktów biznesowych.
